Méthodo : Comment ne pas crouler sous les mails à la rentrée (et pas que…) ?

Le mail, ce formidable outil devenu si chronophage…

Aujourd’hui je prends ma plume pour vous écrire quelques lignes sur l’e-mail, ce formidable outil qui est devenu l’un des plus grands maux des entreprises au cours des dernières années.

Si celui-ci a été à l’origine créé pour simplifier la communication au sein de l’entreprise et en inter-entreprises, il est malheureusement devenu pour beaucoup un moyen de botter en touche, de se délester de certaines tâches ou de se protéger… Comme le montrent les chiffres de l’infographie ci-contre, tous ces usages provoquent une véritable overdose de mails dans les entreprises. Mais, que faire pour ne pas se faire submerger au quotidien par ces 121 mails reçus en moyenne, ou par tous ceux qui se sont empilés au cours de nos vacances ?

Dans les faits, bon nombre de boîtes de réception se retrouvent encombrées par des messages à faible importance, mais qui nous font perdre un temps précieux. Il devient parfois difficile de discerner les emails prioritaires des autres : en résultent stress et perte de temps. Il existe pourtant plusieurs méthodes qui vous feront gagner un temps précieux; je me propose d’en passer quelques unes en revue dans cet article.

Classez, établissez des filtres et règles de messagerie !

La première règle est toute simple : faites que tout message qui n’est pas urgent ou important n’arrive pas dans votre boîte principale. Pour cela, il va vous falloir appliquer des filtres automatiques qui vous permettront de dispatcher vos emails entrants directement dans des dossiers thématiques qui leur sont dédié. Une fois votre boîte de réception assainie, traitez tous vos mails importants dans la journée et archivez-les pour ne pas qu’ils l’encombrent par la suite : le but est d’arriver ou d’approcher le zéro messages non lus.
Une fois ces premiers points accomplis, ne vous arrêtez pas en si bon chemin et appliquez la méthode GTD (Get Things Done)*, notamment lorsqu’il s’agit de traiter immédiatement tout email dont la réponse nécessite moins de 2 minutes : soyons lucides, le fait d’en prendre connaissance tout en se disant que vous y répondrez plus tard vous fera perdre plus de temps qu’une réponse immédiate !

 *Pour plus d’infos sur la méthode GTD, je vous invite à consulter cet article.

Traitez vos mails avec la méthode Classement / Action / Poubelle !

Cette méthode vous permettra de rester concentré sur vos tâches sans être débordé par vos emails qui arrivent tout au long de la journée. N’oubliez jamais que votre boîte de réception n’est pas forcément destinée à être ouverte tout au long de la journée et que vous pouvez désactiver ses notifications ! La méthode CAP consiste donc à vous aménager des plages spécialement dédiées à la lecture et à la réponse à vos emails durant la journée, en fonction de votre activité.

  • Classement : Classez dans vos dossiers les mails qui ne nécessitent aucune réponse rapide et ne conservez que les informations importantes qui ne sont pas disponibles ailleurs.
  • Action : Ne laissez dans votre boîte de réception uniquement que les mails qui impliquent une action ou une réponse à court terme. Profitez-en pour utiliser les drapeaux afin de marquer les mails les plus importants et ceux qui vous prendront du temps en termes de réponse.
  • Poubelle : supprimez directement tous les mails sans importance (spam, infos redondantes, réponses à tous, etc…) et ne laissez pas crouler votre messagerie sous ceux-ci !

Ayez recours à la technologie !

Une chose est évidente : les mails vous « mangent » énormément de temps car ils ne font que rarement état de la nécessité d’une réponse ou de la rapidité de réponse souhaitée… C’est d’ailleurs suite à ce constat que Timyo, une startup bien française mais basée en plein cœur de la Silicon Valley à lancé son offre qui peut se résumer ainsi : Mieux contrôler son temps pour être plus heureux.

Compatible avec n’importe quel client ou périphérique de messagerie, Timyo vous informe en un coup d’œil comment et quand répondre à un mail : en résulte un gain de temps considérable sur le traitement de vos emails et beaucoup de stress en moins ! La startup affiche tout de même des chiffres fort intéressants : 88% de leurs utilisateurs ont augmenté leur productivité et 80% gèrent leur boîte de réception de manière plus sereine.

D’autres fonctions toute aussi intéressantes viennent enrichir l’offre de la startup, notamment avec la possibilité de mettre en place des notifications intelligentes (en fonction de l’expéditeur, du temps de réponse souhaité), l’étiquetage automatique des messages CC et BCC ou encore la possibilité de créer des To Do List directement à partir de sa boîte de réception.

 

Besoin d’aide pour optimiser la gestion des mails et de la communication dans votre entreprise ?

Je suis quant à moi disponible pour vous aider à transformer votre entreprise et vous permettre de gagner en confort et productivité, que ce soit sous forme de missions de conseil ou de conférences et ateliers d’évangélisation digitale. N’hésitez également pas à commenter et échanger vos retours d’expériences si vous utilisez l’une de ces méthodes !

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